Algemene toelichting
De Nederlandse Vereniging voor Orale Implantologie (NVOI), de Nederlandse Stichting voor Orale Implantologie (NSOI) en de commissie Post Academisch Onderwijs Implantologie (PAOI) hechten eraan tevreden cursisten en congresbezoekers te hebben en te houden. Daarom stellen zij het zeer op prijs als u uw ervaringen als cursist of congresganger met ons wilt delen. Meld ons dus graag wanneer u tevreden bent, of als u ideeën heeft die kunnen bijdragen aan de verbetering van het NSOI congres-, trainings- en opleidingsprogramma.
De NSOI stelt ook prijs op een Melding indien u meent dat u als deelnemer tekort wordt gedaan. Alvorens het formele traject van afhandeling van Klachten te bewandelen, wordt getracht over Meldingen in overleg een oplossing te bereiken, samen met de direct betrokkenen. Mocht dit echter niet tot een bevredigende oplossing leiden, kan de Klacht volgens de hiervoor beschreven procedure aanhangig worden gemaakt bij de onafhankelijke, door de NSOI aangestelde, Klachtencommissaris, mr. N.P.H. Borm. Niek Borm is sinds 2010 actief als advocaat bij JPR Advocaten in Deventer.
De Klachtencommissaris is te bereiken via:
Congresbureau NSOI
Ter attentie van de Klachtencommissaris
Kreek 6
1654 JX Benningbroek
Een formele Klacht dient betrekking te hebben op de wijze waarop het Congresbureau NSOI is opgetreden binnen het traject van (de inschrijving voor) cursussen of congressen. Algemene Klachten over de NSOI, het Congresbureau NSOI, het Consilium Implantologicum of andere Klachten vallen aldus buiten deze Klachtenregeling. Klachten worden in beginsel binnen zes weken afgehandeld, als meer tijd nodig is zal het Congresbureau NSOI de Klager daarvan informeren.
Indien het Congresbureau NSOI de Klacht naar tevredenheid van de Klager heeft afgehandeld, dan wel wanneer de Klager aangeeft van de wens tot verdere afhandeling af te zien, vervalt de verplichting tot verdere afhandeling.
Indien men na doorlopen van het omschreven traject niet tevreden is over de afhandeling van de Klacht of de uitspraak van de Klachtencommissaris, kan men zich wenden tot de bevoegde rechter.
Klachtenregeling
1. Begripsbepaling
1.1
Klager: de persoon die klaagt over handelen of nalaten van het Congresbureau NSOI met betrekking tot (de inschrijving voor) cursussen of congressen.
1.2
Klacht: een formele, schriftelijke uiting van ongenoegen van Klager over de manier waarop het Congresbureau NSOI zich in een bepaalde situatie – gerelateerd aan een (inschrijving voor) cursus of congres – heeft gedragen dan wel diensten heeft geleverd. Een Klacht kan niet eerder worden ingediend dan wanneer een Melding (zie 1.3) niet tot genoegen van partijen is afgehandeld.
1.3
Melding: een uiting van ongenoegen van Klager aan het Congresbureau NSOI over de wijze waarop het Congresbureau NSOI zich in een bepaalde situatie – gerelateerd aan een (inschrijving voor) cursus of congres – heeft gedragen dan wel diensten (niet, althans niet genoegzaam) heeft geleverd.
1.4
Klachtencommissaris: een onafhankelijke, door de NSOI aangestelde, commissaris die met betrekking tot een Klacht een voor de NSOI bindende uitspraak doet.
2. Toepasselijkheid
Deze Klachtenprocedure is van toepassing op alle activiteiten met betrekking tot (de inschrijving voor) cursussen of congressen als verzorgd door het Congresbureau NSOI.
3. Melding, indienen van een Klacht en vertrouwelijkheid
3.1
Een Klager doet binnen één week nadat Klager gebreken heeft geconstateerd althans gebreken heeft kunnen constateren, schriftelijk een Melding bij het Congresbureau NSOI, ofwel schriftelijk per reguliere post (per adres Kreek 6, 1654 JX Benningbroek) of per e-mail (via congresbureau@nvoilustrum.nl).
3.2
Het Congresbureau NSOI heeft de verplichting zich in te spannen deze Melding binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 3 weken na ontvangst, in onderling overleg op te lossen.
3.3
Het Congresbureau NSOI stelt vast waarop de Melding betrekking heeft en registreert deze Melding.
3.4
Indien mogelijk zal het Congresbureau NSOI de Melding direct en zelf afhandelen. Indien dit niet direct mogelijk is, zal zij contact opnemen met de Klager en nadere afspraken maken over de afhandeling.
3.5
Terugkoppeling van enigerlei aan de Melding gerelateerde communicatie zal schriftelijk (tevens post/e-mail) geschieden.
3.6
Indien de Melding niet naar tevredenheid van de Klager is afgehandeld, meldt Klager dit tijdig, ditmaal als Klacht bij het Congresbureau NSOI. Onder tijdig wordt verstaan binnen maximaal 2 weken na afhandeling van de Melding. De Klacht wordt schriftelijk ingediend, per reguliere post (per adres Kreek 6, 1654 JX Benningbroek) of per e-mail (via congresbureau@nsoi.nl). Het niet tijdig indienen van de Klacht kan rechtsverwerking tot gevolg hebben.
3.7
Het Congresbureau NSOI zal de Klacht doorzenden naar de Klachtencommissaris.
3.8
Een Klacht wordt altijd schriftelijk ingediend en ondertekend en bevat ten minste:
– De naam, het adres van de indiener;
– De dagtekening;
– Een nauwkeurige omschrijving van de Klacht;
– De periode waarin de Klacht is ontstaan.
3.9
Elke Melding/Klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld en slechts met direct betrokkenen besproken.
3.10
Meldingen/Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd en voor de duur van minimaal twee jaar bewaard.
3.11
Het Congresbureau NSOI heeft de verplichting zich in te spannen de Klacht binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 6 weken, door de Klachtencommissaris op te doen lossen.
4. Geen verplichting tot behandeling
4.1
Geen Melding of Klacht behoeft in behandeling te worden genomen indien:
4.1.1
de Melding of Klacht betrekking heeft op iets anders dan (de inschrijving voor) cursussen of congressen;
4.1.2
hierover door opdrachtgever reeds eerder een Klacht is ingediend en deze als Klacht is behandeld, conform de overige artikelen in deze Klachtenprocedure;
4.1.3
dit langer dan 1 maand voor het doen van de Melding heeft plaatsgevonden;
4.1.4
door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is of onderworpen is geweest;
4.1.5
de Melding of Klacht kennelijk ongegrond is.
4.2
Van het niet in behandeling nemen van de Melding of Klacht wordt Klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 3 weken na ontvangst van de Klacht schriftelijk (tevens post/e-mail) in kennis gesteld.
5. Klachten
5.1
Het Congresbureau NSOI draagt zorg voor een schriftelijke bevestiging (tevens post/e-mail) van ontvangst van de Klacht aan Klager.
5.2
Deze bevestiging bevat ten minste een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van de Klacht.
6. Klachtencommissaris
6.1
Het Congresbureau NSOI voorziet in de benoeming van een onafhankelijke Klachtencommissaris.
6.2
De behandeling van de Klacht geschiedt door de Klachtencommissaris, die het verhaal van beide partijen betrekt in de afweging.
6.3
De Klachtencommissaris beslist in beginsel binnen 6 weken na ontvangst inzake de Klacht.
6.4
De uitspraak van de Klachtencommissaris is bindend voor het Congresbureau NSOI; eventuele consequenties worden door het instituut snel afgehandeld.
6.5
De Klachtencommissaris kan wegens bijzondere omstandigheden de afhandeling van de Klacht voor ten hoogste 4 weken opschorten.
6.6
De Klachtencommissaris doet van de verdaging schriftelijk (tevens post/e-mail) melding aan het Congresbureau NSOI, onder vermelding van de reden van verdaging en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de Klacht naar verwachting plaats zal kunnen vinden, waarna het Congresbureau NSOI Klager daarvan ten spoedigste schriftelijk (tevens post/e-mail) in kennis stelt.
6.7
De Klachtencommissaris stelt de Klager desgewenst in de gelegenheid te worden gehoord.
6.8
De toepassing van lid 6.7 wordt achterwege gelaten, indien Klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht om gehoord te worden of als de Klacht kennelijk ongegrond is.
6.9
De Klachtencommissaris doet een verslag van het horen opmaken, welk verslag deel uit maakt van de terugkoppeling naar partijen.
7. Citeertitel
7.1
Deze regeling kan worden aangemerkt als “Klachtenregeling Congresbureau NSOI”.
7.2
Deze regeling zal jaarlijks worden geëvalueerd door het bestuur van de NVOI en zal indien noodzakelijk worden aangepast aan nieuwe ontwikkelingen in wetgeving en jurisprudentie althans aan nieuwe inzichten.
7.3
Ongeacht deze regeling blijven de bepalingen gelden beschreven in de Algemene Voorwaarden NSOI.
8. Inwerkingtreding en blijvende geschillen
8.1
Deze Klachtenregeling is vastgesteld op 01-07-2015
8.2
Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking per 01-01-2015
8.3
De overeenkomsten met het Congresbureau NSOI worden beheerst door Nederlands recht.
8.4
Geschillen die niet conform de Klachtenregeling kunnen worden opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.
